Tudástár

Díjbekérő, előlegszámla, szállítólevél és számla kezelése az OVIP rendszerben

Az OVIP vállalatirányítási rendszer célja, hogy minden üzleti dokumentumtípus átlátható módon, egymással összefüggésben működjön. Ebben a cikkben bemutatjuk a leggyakoribb dokumentumokat – a díjbekérőtől a számláig – és azt, hogyan segíti ezek kezelését az OVIP vállalatirányítási rendszer. A cél: kevesebb adminisztráció, több automatizmus, és pontosabb pénzügyi nyilvántartás.

Az OVIP Számlázó program segítségével mindez egyszerűen megvalósítható, gyors dokumentumkezelést és automatikus pénzügyi folyamatokat biztosítva.

1. Díjbekérő (Proforma számla)

A díjbekérő egy nem hivatalos, nem könyvelt bizonylat, amit leginkább akkor használunk, ha a fizetés a teljesítés vagy kiszállítás előtt történik meg. Előnye, hogy nem kötelező elszámolni, viszont egyértelmű alapot ad a banki utaláshoz.

Mikor javasolt?

• - Előre fizetéses webáruházi rendelésekhez

• - Egyedi ajánlatok, megrendelések előzetes pénzügyi megerősítéséhez

• - Ügyféligény szerint, ha számlát csak a szállítással együtt kér

Mit tud az OVIP?

• - A rendelésből egy kattintással generálható

• - Az ügyfél e-mailben automatikusan megkapja a díjbekérőt

• - A fizetés beérkezése után egy kattintással előlegszámlává vagy végszámlává alakítható

• - A díjbekérő visszavonható, törölhető, módosítható

Az OVIP Számlázó program lehetővé teszi, hogy a díjbekérőből közvetlenül számlát generáljunk, ezzel csökkentve a hibalehetőségeket és az adminisztrációs terheket.

Gyakorlati példa: Egy ügyfél lead egy rendelést a webáruházban. Az OVIP vállalatirányítási rendszer automatikusan elküldi a díjbekérőt a megadott bankszámlaszámmal. Amint beérkezik az utalás, a rendszerből egy kattintással kiállítható az előlegszámla vagy végszámla – nincs kézi újrabevitel, nincs duplikáció.

2. Előlegszámla

Az előlegszámla már könyvelt bizonylat, amely az ügyféltől beérkezett előleg elszámolására szolgál. Az OVIP rendszerben több előlegszámla is kapcsolható egy megrendeléshez, és ezek automatikusan levonásra kerülnek a végszámlából.

Az OVIP Számlázó program kezelőfelületén az előlegszámlák létrehozása, nyomon követése és levonása gyorsan és átláthatóan történik.

Mikor javasolt?

• - Részfizetés esetén (projektek, gyártás, hosszabb teljesítési idő)

• - Ha a megrendelés értéke miatt előleg bekérése indokolt

• - Ügyfél kérésre, ha több lépcsőben szeretne fizetni

Mit tud az OVIP?

• - Előleg beérkezése után kiállítható (díjbekérőből vagy önállóan)

• - Kapcsolódik a megrendeléshez – átlátható nyomon követés

• - A végszámla automatikusan levonja az előleget

• - Több előleg is kezelhető, figyelmeztet, ha túl sok
   

Gyakorlati példa: Az ügyfél 30%-os előleget utal egy 1.000.000 Ft-os megrendelésre. Az OVIP vállalatirányítási rendszerben kiállítjuk az előlegszámlát 300.000 Ft-ról. A végszámla generálásakor a rendszer ezt automatikusan levonja – a számla értéke így már csak 700.000 Ft lesz.

3. Szállítólevél

A szállítólevél az áruk kiszállítását igazoló dokumentum, amely nem tartalmaz árat, viszont készletmozgás szempontjából rendkívül fontos. Használható önállóan is, számla nélkül – például részszállítás esetén.

Mikor javasolt?

• - Fizetés után, de még számla előtt

• - Részszállítás esetén, több tételben teljesülő megrendeléshez

• - Raktári kiadás dokumentálására

Mit tud az OVIP?

• - Szállítólevél készíthető megrendelésből vagy raktári kiadásból

• - A kiszállított mennyiségek a készletből automatikusan levonásra kerülnek

• - Szállítólevél alapján később rész- vagy végszámla készíthető

• - Több szállítólevél is kapcsolható egy rendeléshez

Gyakorlati példa: Egy viszonteladó 100 db terméket rendel, de csak 60 db érkezik meg időben. Az OVIP vállalatirányítási rendszerben szállítólevél készül az első 60 db-ra, majd a maradék 40 db-ra külön szállítólevél. Ezekből automatikusan összesített számla is készíthető.

4. Számla

A végszámla hivatalos számviteli dokumentum, amely lezárja a megrendelést pénzügyi szempontból. Az OVIP vállalatirányítási rendszer automatikusan figyelembe veszi a kapcsolódó díjbekérőket, előlegeket, szállítóleveleket, és ezek alapján generál pontos számlát.

Az OVIP Számlázó program automatikusan levonja az előlegeket, figyeli a szállításokat, és biztosítja a szabályos NAV-adatszolgáltatást is.

Mikor javasolt?

• - Teljes kiszállítás vagy szolgáltatás után

• - Előlegszámlák és szállítólevelek lezárására

• - Rendelések pénzügyi zárásakor

Mit tud az OVIP?

• - Automatikusan generálható megrendelésből vagy szállítólevélből

• - Előlegszámlák összegét automatikusan levonja

• - A számla közvetlenül beküldhető a NAV rendszerébe

• - PDF-ben generálható, e-mailben továbbítható

Gyakorlati példa: Az ügyfél megrendel, előleget fizet, majd a teljes szállítás után automatikusan végszámlát kap, amelyben a korábban fizetett összeg levonásra kerül. Az OVIP vállalatirányítási rendszerből készített számla a NAV-hoz azonnal beküldésre kerül, nincs szükség külön beavatkozásra.

5. Helyesbítő számla (módosító számla)

A helyesbítő (vagy más néven módosító) számla a már kiállított, NAV-hoz beküldött számla javítására szolgál. Ez nem törli az eredeti számlát, hanem ahhoz kapcsolódva végrehajt egy pontosítást vagy módosítást – így a könyvelés és a NAV is szabályosan követni tudja a változást.

Mikor javasolt?

• - Hibás teljesítési dátum, mennyiség vagy ár esetén

• - Elfelejtett kedvezmény vagy plusz tétel utólagos rögzítésekor

• - Vevőadatok helyesbítése (pl. adószám, cím)

• - Részleges vagy teljes visszáruzás esetén (visszatérítés, reklamáció)

Mit tud az OVIP?

• - A rendszerből egyszerűen elindítható egy meglévő számlára vonatkozó helyesbítő számla

• - Az eredeti számlához automatikusan kapcsolódik – nincs adatvesztés

• - A különbözet alapján készül új bizonylat (csak a változtatott tételek vagy adatok szerepelnek rajta)

• - NAV Online Számla rendszerbe automatikusan beküldi a helyesbítést is

• - Megőrzi a számla-sorozat folyamatosságát, biztosítja az átlátható könyvelést

• - Elérhető „nullás” helyesbítés is, ha például teljes sztornó helyett részleges korrekció történik

A helyesbítő számlák kezelése során az OVIP Számlázó program biztosítja az automatikus adatfrissítést és a pénzügyi pontosságot.

Gyakorlati példa: Egy ügyfélnek 100 db termékről állítottunk ki számlát, de csak 90-et vett át, 10-et visszaküldött. Az OVIP vállalatirányítási rendszerben a meglévő számlára helyesbítő számlát készítünk – csak a 10 db visszáruzott tétel kerül módosításra negatív mennyiséggel. Az új számla különbözete automatikusan lekönyvelhető, és a NAV-hoz is beküldésre kerül.

Fontos tudni:

• - Helyesbítő számlát kizárólag korábban már kiállított számlához lehet kapcsolni

• - Ha a számla még nem ment NAV-ra, inkább érdemes azt módosítani vagy sztornózni

• - Helyesbítő számla kiállítása után a rendszer frissíti az ügyfél egyenlegét is

Dokumentumok folyamata az OVIP rendszerben

Az OVIP rendszerben a dokumentumok logikusan kapcsolódnak egymáshoz. A teljes folyamat így épül fel:

1. 1. Díjbekérő – fizetés előtt, rendelés alapján

2. 2. Előlegszámla – előleg beérkezése után

3. 3. Szállítólevél – kiszállítás igazolása

4. 4. Számla – teljesítés utáni hivatalos bizonylat

5. 5. Helyesbítő számla – ha javítás vagy változás szükséges

Mindez az OVIP Számlázó program segítségével könnyedén lekövethető, így a pénzügyi és raktári folyamatok között teljes az összhang.

Érdekli az OVIP Vállalatirányítási rendszer? Ismerje meg az összetett funkciókat!

Az OVIP-ban említett Számlázó és Rendelés modulon kívül még számos modul elérhető, melyek segítségével optimalizálhatja és felgyorsítja a vállalkozása működését!

Ha felkeltettük érdeklődését, igényelje ingyenes tesztfelületünket, és próbálja ki programunkat kötelezettségek nélkül!

További jó munkát kíván az OVIP csapata