Excel készletkezelés VS Raktárkezelő program
Jelenleg is sok cég kezeli különbőző táblázatkezelőkben készletüket és egyéb adataikat.
A legelterjetteb táblázatkezelőkön keresztül (Microsoft Office, Libre Office, Google Táblázatok) vizsgáltuk meg, hogy mi az oka ezek használatának, milyen előnyökkel és milyen hátrányokkal jár az "Exceles készletkezelés" a dedikált raktárkezelő programokkal szemben.
A könnyű áttekinthetőség miatt 5 szempont szerint készítettük el a vizsgálatot.
Sebesség
Ha jön áru:
Nem kérdés egy excel táblába beírni egy készlet db számot fényévekkel gyorsabb, mint egy raktári bevételezést készíteni, így ezt a versenyt eddig az excel nyeri a raktárkezelőkkel szemben.
Ha kimegy az áru:
Ez a kérdés viszont már korántsem olyan egyértelmű. Az áru kifelé mozgása az esetek döntő többségében eladást jelent. Ha eladunk, akkor viszont vagy bolti eladásról, vagy számlás eladásról beszélhetünk.
A bolti eladásnál az OVIP bolti moduljában csak a vonalkódra kell csippantani, vagy pedig egy speciális termék keresővel az árut gyorsan azonosítani. A számlázóban a folyamat ugyanaz, hiszen ott is lehet használni a vonalkód olvasót, de név, vagy cikkszám alapján is gyorsan kereshető. Itt viszont már nem lesz gyorsabb az excel, hiszen egyszer meg kell keresni a terméket az excelben, és át kell írni a db számot, majd csinálni egy számlát, vagy tételenként felvinni a bolti eladást.
Mivel terméket sokkal többször adunk el, mint bevételezzük, így a sebesség versenyét a Raktárkezelő program nyerte.
Excel VS. Raktárkezelő program 0 - 1
Biztonság
Kétségünk nem férhet hozzá, hogy még az online táblázatkezelők (Google Tábla) szerverei is nagyon szépen védve vannak a külső támadástól, így a biztonságnál nem egy külső hozzáférhetőségről beszélünk, hanem saját cégünkön belüli biztonságról.
Egy táblázatnál akinek van jogosultsága bármikor bármit beírhat, és egyetlen táblázatnak sincs olyan alap funkciója, hogy megmondja mikor, ki és mit írt a táblába.
Amíg olyan személyekkel dolgozunk, akikben teljesen megbízhatunk, addig ez nem annyira fontos kérdés, de a fejlődés oltárán először is ezt a kényelmes helyzetet kell feláldoznunk és egyre több új munkaerőt felvenni cégünkbe, akiknél minden rosszmájúság nélkül is elmondhatjuk, hogy a bizalom nem alapvető elem.
Ezzel szemben egy raktárkezelő program monitorozza a folyamatokat és felhasználóhoz köti a legtöbb esetben. Az OVIP vállalatirányítási rendszerben minden termék mozgás egy adott felhasználóhoz kötődik, így a dolgozók pontosan tudják, hogy nem érdemes valótlan adatokat felrögzíteni.
A biztonság hiánya a legtöbbször az oka az excel leváltásának, így bátran kijelenthetjük, hogy ezt a versenyt toronymagasan a raktárkezelő program nyerte.
Excel VS. Raktárkezelő program 0 - 2
Szabadság
Ebben kérdésben először is a Raktárkezelő programokat vizsgáljuk meg, mert nem mindegy, hogy egy egyedi fejlesztésű, vagy egy dobozos vállalatirányítási rendszerről beszélünk.
Az egyedi vállalatirányítási rendszernél teljes a szabadságot kaphatunk, viszont az elkészítési költsége nagyon magas, így a KKV szektorban ez nem egy jellemző megoldás.
A dobozos vállalatirányítási rendszereknél, viszont minimális a szabadság, hiszen egy olyan megoldásról van szó, ami nem 1 célzott cégnek, hanem sok-sok cégnek készül.
Emiatt a kis- és közép méretű cégeknél fontos, hogy alaposan teszteljék le a használni kívánt raktárkezelő programot, mert utána egy kötöttebb megoldásban fognak élni, ahol inkább az általános irányú fejlesztések a preferáltak.
Ezzel szemben az excel hihetetlen szabadságot ad és elmondható, hogy függvényeken keresztül szinte bármi leprogramozható benne.
A szabadság kérdésében a nyertes egyértelműen az Excel.
Excel VS. Raktárkezelő program 1 - 2
Hatékonyság
Azt már tudjuk, hogy a bevételezésnél a sebesség szempontjából az Excel gyorsabb. Ha viszont a hatékonyság oldaláról nézzük meg ugyanezt a folyamatot, akkor egészen más eredményt kapunk.
Egy bevételezésnél sokan csak az áru beérkezését értik, pedig ennél a folyamatnál egyéb teendőink vannak:
- - számla archiválása későbbi problémák gyors rendezéséért
- - kiadás felvitele a pénzügyi eredményesség láthatóságáért
- - bevételezés egyéb költségének (pl. szállítás), vagy kedvezményének termék beszerzési árába való beszámítása a pontos árrésért
Ha már így komplexen nézzük, akkor a hatékonyság oldalára a Raktárkezelő programok álltak, míg a fenti folyamat az excelekben meg sem oldható.
Az OVIP vállalatirányítási rendszerben mindez egyetlen folyamatban megvalósítható, és maga a program adja át a számla képet a Dokumentumkezelő modulnak, a kiadási adatokat a Kiadások modulnak és a költséges, vagy kedvezményt érték vagy mennyiség alapján szétszórja a bevételezendő termékek között.
Excel VS. Raktárkezelő program 1 - 3
Terhelhetőség
Utolsó szempontunk a terhelhetőség.
Itt nem csak az excel versenyzik a Raktárkezelő programmal, hanem a felhő alapú programok a telepített programokkal.
A két program között azért van különbség, mert míg telepített programoknál a saját gépünk adja az erőforrást, addig a felhőalapúságnál a szerver. Azaz csak el kell indítanunk egy böngészőt és bízni, hogy a szolgáltató elég erős hardvert biztosít ügyfeleinek a gyors működésért.
Érdekes tény, hogy a telepített Microsoft és a Libre Office és 1 millió maximális sort kommunikál, míg a felhő alapú Google Táblázatok 40 ezret.
Természetesen ez csak olyan táblára igaz, ami pusztán 1 oszlopból áll, és ha mondjuk egy terméknek van 20 típusú oszlopa, akkor már csak 50 ezret kapunk.
A vállalatirányítási rendszereknél ez a szám viszont nagyon változó, mert van olyan program, amir 1-2 tízezer terméknél is már akadozva működik, míg egyedi rendszerek egyedi szerverrel akár több millió termék kezelésére is tökéletesek lehetnek.
A fentiek miatt úgy az igazságos, ha sem az Excel sem a Raktárkezelő program nem kap pontot, így a végeredmény:
Excel VS. Raktárkezelő program 1 - 3
A fentiek alapján egy Excel egy induló mikro vállalkozások esetében jó lehet, mert költséghatékony, de mellette fel kell készülni, hogy a cég fejlődése miatt nagy valószínűséggel gyorsan váltani kell egy Raktárkezelő programra, ami gyorsaságot, biztonságot és hatékonyságot fog adni vállalkozásodnak.
Vissza
