OVIP Számlázó program e-számla elektronikus számla raktárkezelés
Érdeklődöm

Az utóbbi időben mind az üzleti életben, mind pedig az államigazgatásban egyre nagyobb teret hódít az elektronikus, papírmentes ügyintézés, amelyet jelentősen felgyorsított a 2020 tavaszán kialakult járványhelyzet is. 2020. július 1-től pedig a számlázó programoknak minden belföldi ÁFA alanynak kibocsátott számla adattartalmát köteles továbbítani az adóhatásgnak. Ezekből kifolyólag időszerű pontosan látni, mi is az az elektronikus számla, és hogyan használható az elektronikus számla.

Mi is pontosan az elektronikus számla? Mitől lesz egy számla elektronikus?

Az ÁFA tv. 259.§ 5. pontja kimondja: "5. elektronikus számla: az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be." Vagyis a döntő szempont az az, hogy a számla milyen módon lett kibocsátva, és hogyan lett befogadva. Ha egy számlát elektronikus úton, pl. egy felhőalapú számlázó programmal állítanak ki, és a számla PDF képét e-mailben megküldik a vevőnek, akkor ez a számla elektronikus számlának minősül.

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal által 2020. 04. 16-án kiadott, "Az elektronikus számlákkal kapcsolatos legfontosabb tudnivalók" című tájékoztatóban ez egyértelműen le is van írva: "Az áfa előírások értelmében a számla kibocsátása ténylegesen a számla számlabefogadó részére történő rendelkezésre bocsátással valósul meg. Ennek következtében elektronikus számlának minősül az eredetileg papír alapon előállított számla is, melyet azonban nem személyesen vagy postai úton bocsátanak a befogadó rendelkezésére, hanem úgy, hogy azt beszkennelve, elektronikusan továbbítják részére. Ezért elektronikus számlának minősül a kizárólag e-mailben, egyéb elektronikus üzenetben megküldött PDF számla is."

Vagyis, ha az OVIP Számlázó programjával kiállítanak egy számlát, és annak PDF képét e-mailben megküldik, az elektronikus számlának minősül.

Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele a számla befogadó beleegyezése (ami nem csak formális lehet, hanem megvalósulhat például a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével, hallgatólagos beleegyezés révén is), illetve EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodása. Nagyon fontos, hogy az elektronikusan kibocsátott számlákat elektronikusan is kell tárolni, de az OVIP rendszer ügyfelei számára ezt az OVIP rendszer elvégzi.

Miért tartják egyesek mégis szükségesnek az elektronikus számla esetén a hiteles elektronikus aláírást és az időbélyegzőt?

Ez a számla befogadásával és annak megőrzésével kapcsolatos kérdés, amely minden számlára igaz, függetlenül attól, hogy egy számla papír alapú-e, vagy pedig elektronikus. A jogszabály ugyanis előírja, hogy a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, az adattartalma sértetlenségét és a számla olvashatóságát. Ezeknek a követelményeknek nem csak az elektronikus, hanem a papíralapú számlának is meg kell felelnie. Az eredet hitelességének, és az adattartalom sértetlenségének biztosítása történhet elektronikus úton, illetve üzleti ellenőrzési eljárással is. Az ÁFA tv. kettő olyan eljárást nevesít meg, amely a törvény erejénél fogva biztosítja a számla eredetének hiteleségét, és az adattartalmának sértetelnségét, ezek pedig a következőek: 1. minősített elektronikus aláírással ellátott számla, 2. EDI elektronikus adatként létrehozott és továbbított számla. Ezek miatt az okok miatt ragaszkodnak egyesek a hiteles elektronikus aláíráshoz és az időbélyegzőhöz az elektronikus számlák esetén.

A számla eredetének hitelességét, valamint adattartalma sértetlenségét azonban üzleti ellenőrzési eljárással is biztosítani lehet, illetve papír alapú számláknál ez kötelező is.

Az ÁFA tv. 168/A. §-a kimondja, hogy "(1) A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát. (2) Az (1) bekezdésben említett követelménynek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít." A jogszabály tehát a számlakibocsátóra és a számlabefogadóra bízza, hogy milyen saját, belső ellenőrzési módszereket alkalmaz, hiszen ez vállalkozásonként más és más lehet. Ilyen lehet pl. a partner adószáma alapján annak ellenőrzése, hogy a partner valóban létező vállalkozás-e, a számla mellé csatolt dokumentáció, pl. szállítólevél alapján annak igazolása, hogy a számla valós gazdasági eseményt tartalmaz, stb.

Mivel az OVIP Vállalatirányítási Rendszer egy komplex felhőalapú rendszer, zárt és biztonságos adatbázissal, ezért az OVIP ügyfelek számára ez az ellenőrzési eljárás könnyedén automatizálható, elvégezhető.

Az OVIP Vállatirányítási Rendszer Raktárkezelő és Számlázó programja nagyon sok hasznos és könnyen kezelhető funkcióval támogatja ezeket a folyamatokat. Az OVIP számlázó programja például automatikusan ellenőrzi egy adószám érvényességét, és jelez, ha egy adószám érvénytelen. Ha egy számla rendelésből lett kiállítva, a rendszerből visszakövethető néhány kattintással, hogy az az adott számla mely megrendelésből készült. Ha a számlához raktári készletmozgás is kapcsolódik, pl. értékesítés miatt raktári kiadás, akkor szintén könnyedén visszakövethető, hogy mely számlához mely raktári bizonylat tartozik. A program felhőalapúsága és zártsága pedig védi az elektronikusan tárolandó számlázási és készletmozgási bizonylatokat és adatokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.

A Számlázó és Raktárkezelő program az OVIP Online Vállalatirányítási Rendszer szerves része

Az OVIP Vállalatirányítási rendszer a Számlázó és Raktárkezelő program mellett tartalmaz még Beszerzéskezelő, Rendelésfeldolgozó, Partnernyilvántartó, Munkanyilvántartó is, ezért az OVIP Rendszer az üzleti élet szinte minden szereplőjének hasznos segítőtársa tud lenni, legyen ő nagykereskedő, kiskereskedő, szolgáltató, vagy éppen szervízet üzemeltető szakember.

Amennyiben Önök még nem használják az OVIP felhőalapú vállalatirányítási rendszerünket, és felkeltettük érdeklődésüket, nyugodtan keressenek bennünket elérhetőségeinken, és igény esetén természetesen ingyenes demófelületet is biztosítunk Önöknek.

Kapcsolati oldalra ezen a linken egyszerűen át tud lépni.

A továbbiakban is jó munkát kívánunk minden Kedves Látogató részére!

Vissza