Papír alapú számlatömb VS Online számázó programok
A számlázás alapvető fontosságú a vállalkozások számára, hogy nyomon kövessék továbbá az adóhatóság számára igazolják a bevételüket. A technológia fejlődésével mára már két fő módja van a számlázásnak: a hagyományos számlatömbbel történő számlázás és az online számlázó programok használata. Jelen cikkünkben ennek a két egymástól eltérő metódusnak az előnyeit és hátrányait hasonlítjuk össze.
I. A hagyományos számlázás
A számlatömbben történő számlázás a számla kiállítás hagyományos módjának tekinthető. Ebben az esetben a számlát kiállító vállalkozás a pénzügyi tranzakció részleteit a számlatömbben lévő egy üres számlasablonra viszi fel kézzel írva, az ügyfél pedig az így megírt számla eredeti példányát kapja meg.
Előnyei:
A számlatömbben történő számlázás olcsóbb lehet, mint más számlázási módszerek, mint például az online számlázás, hiszen nem szükséges online számlázó szoftvert vásárolni, és nincs szükség internetkapcsolatra sem.
Továbbá a számlázó programokkal ellentétben nincs szükség különösebb számítógépes ismeretekre sem, mert az eladónak csak ki kell töltenie a számlatömbben található sablonokat.
A számlatömbben történő számlázás megbízható, mivel a számlatömb minden egyes számlát egyedi számlaszámmal lát el, ami garantálja azok egyedi azonosítását. Ez fontos bizonyítékot jelenthet, ha jogi vitákba keverednek az üzleti tranzakciók során.
Hátrányai:
A számlatömböknek azonban az előnyein kívül hátrányai is vannak. Egyik ilyen hátrány, hogy a számlára az adatokat kézzel kell beírni, ami megnöveli a hibázásnak a lehetőségét, továbbá. a számlák kitöltése lassabb és hosszabb időt vehet igénybe.
Az sem elhanyagolható szempont, hogy a számlatömbben történő számlázás nem biztosít lehetőséget az adatmentésre, így ha a számlatömbből valamilyen számla elveszik, vagy a számlatömb egésze elvész, akkor akár több millió forintos bírságot is kiszabhatnak ránk.
Mindezek mellett a kijelenthetjük, hogy a számlatömbben történő számlázás a régi technológiára épül, ami nem tudja kiszolgálni az egyre jobban felgyorsuló üzleti világnak az igényeit.
II. Mit tudnak az online számlázó programok és miért egyre népszerűbbek?
Az internet korában számos online számlázó program közül választhatunk, amelyek megkönnyíthetik a számlakiállítás folyamatát. Ezek a szoftverek lehetővé teszik a számlák elektronikus kiállítását és küldését, használtuk egyre népszerűbb a cégek körében. Ilyen számlázó program az OVIP Vállalatirányítási rendszer Számlázó programja is.
Előnyei:
Az online számlázó programokkal kényelmesen és gyorsan hozhatjuk létre és küldhetjük el kiállított számlákat. Az partner adatokat automatikusan beemeli a rendszer és a számlák automatikusan generálódnak, ami időt és energiát takarít meg. Mindazonáltal csökkenti az emberi hibákból eredő kellemetlenségeket is.
Az online számlázó programok felhőalapú technológiára épülnek, így a számlázási adatok mindig hozzáférhetők az interneten keresztül, így lényegében bárhol, bármikor kiállíthatunk egy számlát és ha nem tudjuk a partner összes adatát, azt lekérhetjük a NAV rendszeréből.
További nagy előny a hagyományos számlázással szemben, hogy a számázóprogramokkal lehetőségünk van egyszerre akár több számlát kiállítani, illetve előre beütemezni a számla kiállítást.
Hátrányai:
Hátránya hogy alapvető számítógépes ismeretek szükségesek hozzá, továbbá számlázó programtól függően költségesebb lehet, mint a hagyományos számlatömbös számlázás.
Összességében az online számlázó programok nagyobb előnyöket biztosítanak a számlatömbbel történő számlázáshoz képest, de mindkét módszernek megvannak a maga előnyei és hátrányai. A vállalkozásoknak a számlázási metódusuk megválasztásakor figyelembe kell venniük az üzleti igényeiket és a pénzügyi lehetőségeiket, hogy meghatározzák, melyik módszer a legmegfelelőbb a számukra.
